Personvernerklæring

1. Hvem er behandlingsansvarlig?

Frengen Maskin AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med henvendelser, tilbud, salg, levering, service og kundeoppfølging.

Kontakt: post@frengenmaskin.no
Adresse: Drammensvegen 55, 7224 Melhus

2. Hvilke opplysninger behandler vi?

• Navn, firma, adresse, telefonnummer, e-post og organisasjonsnummer.
• Henvendelser, tilbud, bestillinger, kontrakter, betalinger og leveringsopplysninger.
• Maskin-, utstyrs-, service-, garanti- og historikkopplysninger.
• Ved elektronisk signering: navn, signatur, sted, tidspunkt og begrensede tekniske sikkerhetsopplysninger som nettleser-/enhetsinformasjon.
• Når en personlig tilbudslenke åpnes, registreres tidspunktet slik at vi kan vise tilbudsstatus og følge opp henvendelsen.

3. Hvorfor behandler vi opplysningene?

Opplysningene brukes for å besvare henvendelser, utarbeide og følge opp tilbud, inngå og oppfylle avtaler, levere varer og tjenester, håndtere betaling, garanti, service og lovpålagt dokumentasjon.

Behandlingsgrunnlaget er normalt tiltak før avtale eller oppfyllelse av avtale, rettslige forpliktelser og Frengen Maskins berettigede interesse i sikker dokumentasjon og relevant kundeoppfølging. Samtykke brukes bare der dette faktisk er nødvendig og kan trekkes tilbake.

4. Personlige tilbuds- og signeringslenker

Lenken du mottar er personlig og skal ikke videresendes. Den gir bare tilgang til det konkrete tilbudet eller kontraktsdokumentet som lenken gjelder, og gir ikke tilgang til Frengen Maskins administrasjonsportal eller andre kunders opplysninger. Lenken utløper og kan deaktiveres ved revisjon eller sletting av dokumentet.

Kundekonto og Min side

Kundekontoen aktiveres ved å bekrefte e-postadressen. Den viser bare opplysninger knyttet til din bekreftede e-postadresse og dine registrerte kjøp, og gir ikke tilgang til administrasjonsportalen. Du kan registrere serienumre, driftstimer, servicehistorikk og maskinhenvendelser med bilder. Ved invitasjon til Min side registreres mottaker, utsendingstidspunkt og kontoaktivering. Et lite bilde i invitasjonen kan registrere at e-posten åpnes. Denne indikasjonen kan være unøyaktig på grunn av automatiske bildevisninger eller blokkering i e-postprogrammet. Opplysningene brukes til å følge opp tilgangen og unngå doble invitasjoner. Frengen Maskin kan se disse opplysningene for kundeoppfølging, men ikke passordet ditt. Ved bekreftet eierskifte følger maskinens serviceposter og servicebilder med til den nye eieren. Tidligere eier skal kontrollere og fjerne priser og personlige opplysninger fra servicedokumentasjonen før overføring. Øvrige private kundedokumenter og samtaler følger ikke med. Erfaringer og bilder publiseres ikke automatisk. Eventuell publisering avtales separat.

5. Lagring og sletting

Opplysningene lagres bare så lenge de er nødvendige for formålet, for å ivareta avtaleforhold, garanti, reklamasjon og rettskrav, eller så lenge bokførings- og annen lovgivning krever det. Uaktuelle henvendelser og tilbud gjennomgås jevnlig. Sletting kan utsettes dersom opplysningene må bevares på grunn av en pågående sak eller lovpålagt dokumentasjon.

6. Leverandører og behandling utenfor Frengen Maskin

Vi bruker leverandører for database, autentisering, drift, sikker lagring og e-postutsending. Leverandørene kan bare behandle opplysninger etter instruks fra Frengen Maskin og skal være omfattet av nødvendige databehandleravtaler. Dersom opplysninger behandles utenfor EØS, skal det brukes et gyldig overføringsgrunnlag og nødvendige sikkerhetstiltak.

7. Informasjonskapsler

Administrasjonsportalen og Min side bruker separate, nødvendige informasjonskapsler for sikker innlogging og sesjonshåndtering. Disse kan ikke velges bort når tjenesten skal fungere. Portalen bruker per i dag ikke informasjonskapsler til annonsering eller markedsføring. Dersom analyse eller annen valgfri sporing innføres senere, vil du få et eget valg før slik teknologi aktiveres.

8. Dine rettigheter

Du kan be om innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet eller protestere mot behandlingen der vilkårene gjelder. Du kan også klage til Datatilsynet. Henvendelser sendes til post@frengenmaskin.no. Vi kan be om nødvendig identitetsbekreftelse før opplysninger utleveres eller endres.

9. Sikkerhet og avvik

Vi bruker tilgangsstyring, personlige kontoer, kryptert transport, private lagringsområder og logging for å beskytte opplysningene. Tilgang gis etter tjenstlig behov. Ved et personvernbrudd vurderer vi risikoen og varsler Datatilsynet og berørte personer når regelverket krever det.

AI-basert maskinhjelp

Maskinhjelpen er valgfri. Når du sender en melding, sendes teksten og de siste meldingene i samtalen til OpenAI for å lage et svar basert på offentlig produktinformasjon. Ikke oppgi personopplysninger eller fortrolige opplysninger i chatten. Navn og kontaktinformasjon fylles i det separate forespørselsskjemaet. Chatten sender ikke forespørsler eller bestillinger på dine vegne.

Vi lagrer ikke samtaleteksten i kundedatabasen. Samtalen ligger midlertidig i nettleserens minne. API-kall gjøres med samtalelagring avslått, men OpenAI kan behandle og oppbevare data for sikkerhet etter sine gjeldende vilkår. Vi bruker tekniske bruksgrenser for å beskytte tjenesten mot misbruk.